Ochrona Danych Osobowych

Kto jest administratorem moich danych osobowych? Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka pod firmą „PRO-URBA Invest” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Kolejowej 47A lok. U3, tel.: 22 696 03 06.

Jakie są cele (przesłanki) przetwarzania przez Spółkę moich danych osobowych? Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach: reklamowych, statystycznych, marketingu bezpośredniego, promocji, informacji o prowadzonej przez Spółkę działalności, a także w celu wykonania umowy, której jest Pani / Pan stroną lub do podjęcia na Pani / Pana żądanie działań, które mogą okazać się konieczne do zawarcia z nami jakiejkolwiek umowy, wreszcie także do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę jako administratora danych – wskazanych w dalszej części niniejszej informacji.

W każdym przypadku przetwarzania danych osobowych przez naszą Spółkę, zachodzi przynajmniej jedna z powyższych przesłanek. Spółka nie przetwarza danych osobowych, jeżeli nie jest w stanie wykazać niezbędności przetwarzania dla realizacji któregokolwiek z powyższych celów.

Skąd Spółka posiada moje dane osobowe? Dane osobowe pozyskaliśmy zapewne bezpośrednio od Pani / Pana – takie jest zasadnicze źródło pochodzenia danych, którymi dysponuje Spółka. Najczęściej więc poprzez bezpośredni kontakt Pani / Pana ze Spółką bez względu na to, kto kontakt ten zainicjował.

Może się jednak zdarzyć, że nie przekazywała/-ł nam Pani / Pan swoich danych osobowych – w takim przypadku Pani / Pana dane osobowe pochodzą najczęściej od Pani / Pana osób najbliższych lub bezpośrednich współpracowników, którzy kontaktując się z nami z jakichś powodów uznali, że powinniśmy dysponować także Pani / Pana danymi osobowymi. Najczęściej chodzi o sytuacje, gdy Spółka swoje działania ma adresować nie tylko bezpośrednio wobec osoby, która zwróciła się do Spółki, ale na prośbę tych osób – również wobec zainteresowanych osób trzecich, które nie występują bezpośrednio do Spółki lub nie inicjują w tym zakresie jakiegokolwiek kontaktu ze Spółką (chodzi tu np. o osoby wskazane „do wiadomości” w liście adresowej w zapytaniach mailowych kierowanych do Spółki).

Często też musimy dysponować danymi osób, które nam bezpośrednio ich nie udostępniły, aby móc zawrzeć w sposób prawidłowy umowę dotyczącą nabycia produktów Spółki ze wszystkimi właściwymi podmiotami (np. w razie nabywania lokalu przez małżonków lub przez kilka osób na współwłasność w pewnym momencie dysponujemy danymi obojga małżonków lub wszystkich przyszłych współwłaścicieli – nawet wtedy, gdy w tej sprawie występuje do Spółki bezpośrednio tylko jeden z małżonków lub jeden z przyszłych współwłaścicieli).

W chwili, gdy znaleźliśmy się w posiadaniu Pani / Pana danych w sposób opisany powyżej, możemy podejmować wobec Pani / Pana dozwolone działania dla realizacji celów, które zostały opisane w pkt. 2 powyżej.

W sytuacji, gdy Spółka nie pozyskała ode mnie moich danych, jakie kategorie moich danych Spółka przetwarza? Spółka najczęściej przetwarza dane osób, od których bezpośrednio ich nie pozyskała, w zakresie: danych identyfikujących (imię / imiona, nazwisko / nazwiska, płeć, wiek, stan cywilny, rodzaj ustroju majątkowego panującego w małżeństwie /jeśli dotyczy/, nr PESEL, NIP, rodzaj i numer dowodu tożsamości) oraz danych kontaktowych (adres kontaktowy, adres e-mail, nr telefonu kontaktowego). W przypadku osób – przedstawicieli osób prawnych / piastunów organów osoby prawnej – dysponujemy także informacjami o zajmowanym stanowisku w strukturach takiej osoby prawnej. Zakres danych osobowych, które Spółka przetwarza, zależy od indywidualnej sytuacji i potrzeby i może być różny; staramy się podejmować działania, aby minimalizować potrzebę posiadania określonych kategorii danych.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania przez Spółkę moich danych osobowych? Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. RODO przewiduje kilka rodzajów takich podstaw prawnych, a w przypadku Spółki mamy do czynienia, zasadniczo, z trzema podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych:

• Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie danych – ta przesłanka legalności przetwarzania danych osobowych występuje w zasadzie wyłącznie wtedy, gdy chcemy dostarczać Pani / Panu informacji marketingowych, handlowych pochodzących od Spółki lub osób trzecich (spoza Spółki i *Grupy PRO URBA) lub wtedy, gdy chcemy przetwarzać szczególne rodzaje danych osobowych (tzw. dane wrażliwe); staramy się jednak, aby treści marketingowe, handlowe lub o promocjach, które chcielibyśmy przekazać, nie były adresowane do osób, które sobie tego nie życzą – stąd przed podjęciem przez naszą Spółkę działań marketingowych, reklamowych lub promocyjnych będziemy starali się uzyskać Państwa zgodę na przetwarzanie danych osobowych w powyższych dozwolonych celach;

• Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – ta przesłanka legalności przetwarzania danych osobowych przez Spółkę będzie występowała stosunkowo często – w sytuacji, gdy zawrzemy z Państwem umowę dotyczącą nabycia produktu lub produktów Spółki lub będziemy podejmowali na Państwa żądanie czynności przygotowawcze do zawarcia takiej umowy;

• Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych – ta przesłanka będzie występowała najczęściej. Dotyczy ona przypadków, gdy przetwarzanie danych osobowych jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby.

Czym przejawia się prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych? Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest marketing produktów własnych Spółki i spółek z grupy PRO URBA* oraz potrzeba realizacji zasadniczego przedmiotu działalności Spółki, jakim jest działalność deweloperska. W tym celu przetwarzamy Pani / Pana dane, aby:

• móc się z Panią / Panem kontaktować, w tym w ramach podejmowanych dozwolonych działań marketingowych, w szczególności i za Pani / Pana zgodą – przez e-mail oraz telefon;

• obsługiwać Pani / Pana prośby, wystąpienia, zapytania, etc. przekazywane w szczególności Działowi Sprzedaży lub (gdy dotyczy) Działowi Technicznemu lub przez formularz kontaktowy w sytuacji, gdy nie są one związane wprost z wykonaniem jakiejkolwiek umowy zawartej ze Spółką;

• móc organizować programy lojalnościowe, konkursy oraz akcji promocyjne, w których Pani / Pan może wziąć udział;

• móc ulepszać nasze produkty i dopasowywać je do potrzeb i wygody przyszłych użytkowników / nabywców lokali w naszych inwestycjach deweloperskich;

• móc prowadzić windykację należności; postępowania sądowe, arbitrażowe i mediacyjne;

• móc prowadzić analizy statystyczne;

• przechowywać dane dla celów archiwizacyjnych, oraz zapewnić rozliczalność (tj. wykazać, że Spółka spełnia obowiązki wynikające z przepisów prawa);

• dodatkowo, przepisy prawa mogą wymagać od nas przetwarzania Pani / Pana danych dla celów podatkowych, rachunkowych i sprawozdawczych.

Komu zgodnie z prawem Spółka może udostępnić moje dane osobowe? Pani / Pana dane osobowe, w zależności od konkretnej potrzeby uzasadnionej łączącym nas stosunkiem prawnym lub faktycznym, mogą być udostępniane: (1) bezpośrednim doradcom marketingowym, prawnym i księgowym Spółki – na cele związane z przygotowaniem warunków oferty nabycia produktu lub produktów Spółki oraz dla ich oceny prawno-formalnej; (2) firmom audytorskim – na cele związane z badaniem sprawozdań rocznych z działalności Spółki; (3) firmie informatycznej, obsługującej (serwisującej) system teleinformatyczny Spółki; (4) operatorowi systemu CRM, z którego korzysta Dział Sprzedaży Spółki; (5) wybranym instytucjom państwowym i organizacjom branżowym zgodnie z obowiązującym w Polsce ustawodawstwem; (6) innym spółkom z *Grupy Pro Urba; (7) wspólnikom Spółki – na cele związane z realizacją obowiązków sprawozdawczych lub informacyjnych Spółki względem jej wspólników oraz w celu zapewnienia wykonywania przez wspólników uprawnień wynikających z posiadania praw udziałowych w Spółce lub spółkach z grupy PRO-URBA; (8) kancelariom notarialnym, w celu zawarcia umowy przedwstępnej, deweloperskiej lub przyrzeczonej lub udzielenia pełnomocnictw, wynikających z zawartej z Panią/Panem umowy lub przygotowania do tych umów oświadczeń w formie notarialnej; (9) bankom finansującym budowę inwestycji deweloperskiej, której dotyczy zawarta z Panią/Panem umowa i prowadzącym mieszkaniowe rachunki powiernicze oraz inne rachunki bankowe związane z rozliczeniem transakcji powstałej na skutek zawartej przez Panią/Pana umowy; (10) bankom lub instytucjom finansującym zakup przez Panią/Pana lokalu, którego dotyczy zawarta z Panią/Panem umowa; (11) biurom architektonicznym w związku z zawartymi z Panią/Panem porozumieniami w przedmiocie wykonania lokalu, w tym w szczególności w związku z tzw. zmianami lokatorskimi w lokalu; (12) współpracującym ze Spółką firmom zajmującym się projektowaniem, aranżacją lub wykończeniem wnętrz w Pani/Pana lokalu; (13) podmiotom wykonującym na zlecenie Spółki lub innych spółek z grupy spółek PRO URBA czynności techniczne w inwestycji deweloperskiej, której dotyczy zawarta z Panią/Panem umowa (np. czynności odbioru lokalu, naprawy w lokalu lub częściach wspólnych, roboty wykończeniowe / instalacyjne w lokalu lub częściach wspólnych, przeglądy gwarancyjne i w okresie rękojmi); (14) firmom – dostawcom mediów do lokalu i nieruchomości, których dotyczy zawarta z Panią/Panem umowa; (15) wspólnocie mieszkaniowej oraz zarządcy nieruchomości, w której znajduje się lokal opisany w zawartej z Panią/Panem umowie; (16) Pani / Pana bezpośrednim doradcom (prawnym, księgowym, inwestycyjnym, pośredniczącym w nabyciu lokalu, etc.) – na Pani / Pana wyraźne życzenie.

Powyższy katalog i wyliczenie ma charakter przykładowy i w konkretnej sytuacji Pani / Pana dane będą przekazywane wyłącznie wybranym odbiorcom oraz zgodnie z uzasadnioną potrzebą.

Czy Spółka będzie przekazywać moje dane osobowe do państwa trzeciego (tj. spoza EOG) lub organizacji międzynarodowej? Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej bez Pani/Pana zgody, przy czym możliwe jest przekazanie Pani/Pana danych do państwa trzeciego w sytuacji, gdy administrator poczty e-mail, z której Pani/Pan korzysta w kontaktach ze Spółką, korzysta z serwerów zlokalizowanych fizycznie poza EOG.

Przez jaki okres będą przechowywane w Spółce moje dane osobowe? Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku udzielenia zgody – do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań z Pani / Pana strony ograniczających tę zgodę; w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania oraz czas niezbędny dla realizacji przez strony tej umowy wynikających z niej roszczeń, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu (tj. do dnia, w którym dalsze przetwarzanie Pani / Pana danych osobowych okaże się nieuzasadnione ze względu na cel, jakiemu miało służyć).

Jakie przysługują mi prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Spółkę? W związku z przetwarzaniem przez Spółkę Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu:

• prawo cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie Pani / Pana danych w Spółce odbywa się na tej podstawie – bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, na podstawie art. 13 ust. 2 lit. c) RODO,

• prawo dostępu do treści swoich danych, na podstawie art. 15 RODO,

• prawo do sprostowania swoich danych, na podstawie art. 16 RODO,

• prawo do usunięcia swoich danych, na podstawie art. 17 RODO (prawo to nie może pozostawać w sprzeczności z obowiązującymi w Polsce aktami prawnymi),

• prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych, na podstawie art. 18 RODO,

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na podstawie art. 21 RODO; prawo do wniesienia sprzeciwu – w dowolnym momencie, bezpłatnie wobec przetwarzania danych osobowych – dotyczy w szczególności sytuacji, w której Pani / Pana dane przetwarzane są do celów marketingu bezpośredniego,

• prawo do przenoszenia swoich danych, na podstawie art. 20 RODO,

• w przypadku uznania przez Panią/Pana, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO ma Pani/Pan ponadto prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy muszę podać Spółce swoje dane osobowe? Podanie przez Panią/Pana niezbędnych danych osobowych jest warunkiem zrealizowania przez Spółkę celu, o którym mowa w pkt. 2 powyżej. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednakże konsekwencją nie podania danych jest brak możliwości wykonania przez Spółkę czynności, o których mowa w pkt 2 powyżej.

Dobrowolny charakter podania danych osobowych dotyczy w szczególności danych tzw. wrażliwych, które – bardzo często – uzyskujemy z Państwa inicjatywy. W trakcie bowiem rozmów dotyczących sprzedaży lokali otrzymujemy od Państwa przeróżne osobiste informacje, m.in. dotyczące ich sytuacji rodzinnej, finansowej, zawodowej. O zgodę na przetwarzanie tego rodzaju danych zawsze będziemy Państwa pytać. Brak zgody na przetwarzanie tych danych (które mogą być danymi wrażliwymi) utrudni lub wręcz uniemożliwi nam dopasowanie oferty do Pani/Pana indywidualnych oczekiwań.

Czy Spółka będzie w sposób zautomatyzowany podejmowała wobec mnie decyzje lub prowadziła automatyczne profilowanie (np. z wykorzystaniem algorytmów)? Spółka nie prowadzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz automatycznego profilowania danych osobowych. Przetwarzanie Pani / Pana danych będzie odbywało się zarówno w sposób ręczny jak i z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Czy w Spółce obowiązują szczególne procedury ochrony moich danych osobowych? W Spółce przykładamy wyjątkową wagę do ochrony danych osobowych, które pozyskaliśmy. W tym celu wdrożyliśmy w naszej działalności Politykę Ochrony Danych Osobowych zgodną z wymogami RODO, której przestrzeganie zapewnia ochronę powierzonych nam danych osobowych przed nieuprawnionym przetwarzaniem. Postępowanie zgodnie z wprowadzoną Polityką Ochrony Danych Osobowych jest dla nas jednym z najważniejszych priorytetów.